Eine Akte pro Betreuung
Kontaktdaten, Versicherungsangaben, Schwangerschaft, Geburt, Kind, Besuche und Dokumentationen bleiben übersichtlich miteinander verbunden.
Digitale Akten für Hebammen
Weniger Papier. Mehr Platz. Akten sicher im Blick.
Hebdoc führt die wichtigsten Angaben zu Mutter, Schwangerschaft, Geburt, Kind und Betreuung in einer digitalen Akte zusammen. Abgeschlossene Akten können geschützt archiviert und als PDF ausgegeben werden.
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Im Arbeitsalltag
Was Hebammen damit einfacher erledigen
Geschützt archivieren
Abgeschlossene Akten können vor weiteren Änderungen geschützt und in den Archivbereich verschoben werden, ohne den Überblick zu verlieren.
Vollständiges Akten-PDF
Ein modernes Deckblatt, gespeicherte Angaben und alle vorhandenen Dokumentationen lassen sich als zusammenhängendes A4-PDF ausgeben.
So funktioniert es
Ein klarer Ablauf statt zusätzlicher Verwaltung
Hebdoc unterstützt die Dokumentation. Die Hebamme prüft, ergänzt und verantwortet die fachlichen Inhalte selbst.
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1
Versicherte anlegen
Erfassen Sie die vorhandenen Stamm- und Versicherungsdaten. Fehlende Angaben können später ergänzt werden.
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2
Betreuung fortlaufend ergänzen
Schwangerschaft, Geburt, Kinder, Besuche und Dokumentationen werden derselben Akte zugeordnet.
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3
Akte prüfen und abschließen
Vor dem Abschluss können Sie vorhandene Informationen kontrollieren und notwendige Ergänzungen vornehmen.
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4
Archivieren oder PDF ausgeben
Die Akte bleibt digital auffindbar. Ein PDF kann auch dann erzeugt werden, wenn bislang nur wenige Angaben gespeichert wurden.
Papierakten benötigen Platz und konsequente Ordnung
Mit jeder Betreuung wachsen Papierordner, Ablage und Suchaufwand. Eine digitale Hebammenakte reduziert Ausdrucke und doppelte Abschriften. Das spart Material und schafft Platz in Praxis oder Büro. Gleichzeitig bleiben zusammengehörige Informationen leichter auffindbar, weil sie nicht auf mehrere Mappen, Kalender und Notizzettel verteilt sind.
Aufbewahrung nachvollziehbar organisieren
Behandlungsunterlagen sind nach § 630f Abs. 3 BGB grundsätzlich zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit keine anderen Vorschriften abweichende Fristen bestimmen. Hebdoc unterstützt die digitale Organisation abgeschlossener Akten im Archivbereich. Welche Frist für einzelne Unterlagen tatsächlich gilt, sollte jede Praxis anhand ihrer konkreten Tätigkeit und rechtlichen Beratung prüfen.
Nur vorhandene Daten werden ausgegeben
Eine Akte muss nicht vollständig sein, um als PDF exportiert zu werden. Hebdoc verwendet den aktuellen Stand: vorhandene Angaben erscheinen strukturiert, fehlende Felder bleiben leer und Dokumentationen werden mit ihrem Datum ausgegeben. So lässt sich auch eine noch laufende Betreuung nachvollziehbar sichern, ohne nicht vorhandene Inhalte zu erfinden.
Datenschutz und Zugriffsschutz mitdenken
Digitale Akten brauchen mehr als eine schöne Oberfläche. Hebdoc nutzt verschlüsselte Verbindungen, getrennte Kontobereiche und Hosting-Server in Deutschland. Sichere Passwörter, Passkeys, zusätzliche Anmeldebestätigung auf unbekannten Geräten und ein sorgfältiger Umgang mit eigenen Endgeräten ergänzen den technischen Schutz.
Häufige Fragen
Kurz und verständlich beantwortet
Welche Angaben kann eine digitale Akte enthalten?
Hebdoc führt unter anderem Stammdaten, Versicherung, Schwangerschaft, frühere Schwangerschaften, Geburt, Kinder, Besuche und Dokumentationen innerhalb einer Versichertenakte zusammen.
Kann eine abgeschlossene Akte archiviert werden?
Ja. Abgeschlossene Akten lassen sich in Hebdoc vor Änderungen schützen und archivieren. Bei Bedarf kann die Akte als vollständiges PDF ausgegeben werden.
Werden fehlende Angaben im PDF ergänzt?
Nein. Hebdoc verwendet die tatsächlich gespeicherten Daten. Nicht vorhandene Angaben bleiben leer beziehungsweise werden als nicht dokumentiert ausgewiesen.
Sind fünf Akten wirklich kostenlos?
Ja. Bis zu fünf Akten können ohne Zahlungsdaten getestet werden. Ein kostenpflichtiges Abo wählen Sie erst, wenn Sie danach weiterarbeiten möchten.